La busta paga o il Cud direttamente sul pc del dipendente, in formato digitale e accessibile da ovunque, purché ci sia una connessione Internet: è il nuovo sistema via Web che In Opera Onlus e le cooperative aderenti al consorzio Target Sinergie hanno implementato da circa un anno, coinvolgendo tutti i lavoratori. Un sistema che solleva la struttura dalla routine mensile dell’imbustamento e della distribuzione del materiale cartaceo e che ha i vantaggi di risparmiare carta e di annullare le distanze con i vari cantieri in cui i dipendenti della cooperati opera.

Dopo un breve periodo di sperimentazione e i necessari supporti per l’addestramento dei dipendenti nella fase iniziale , il sistema di diffusione paghe via Web è una realtà consolidata. «Abbiamo cominciato con una mail informativa che illustrava le procedure e una postazione pc al centralino dell’azienda – ricorda Simone Vezzali, presidente della cooperativa In Opera e curatore del progetto – I dipendenti meno “attrezzati” venivano in sede ed erano aiutati dagli addetti al centralino. Nel giro di pochissimo tempo il progetto è decollato e utilizzato: solo una decina di dipendenti, su oltre 750, vengono in sede. Ora siamo in grado di offrire il servizio anche per altre aziende».

Il funzionamento è semplice: ogni dipendente ha un proprio username, generato da un dato anagrafico univoco, e una password di sistema che poi lui stesso modifica. Con questi accede a un server web protetto dove mensilmente vengono pubblicati, nel proprio profilo, la busta paga e il Cud. «Inviamo ad ogni dipendente una mail per avvertirlo quando collegarsi e trovare la propria documentazione – spiega Simone Vezzali – che può scaricare in formato pdf da ovunque si trovi, in Italia come all’estero. Il server registra gli accessi di ogni collaboratore per ogni eventuale rendicontazione necessaria».

Il risparmio in termini di consumi e di procedure è notevole, per il dipendente e per l’azienda. Ogni 13 del mese i dipendenti si dovevano recare in sede a ritirare la busta paga o dovevano essere spedite ai cantieri fuori sede (ricordiamo che In Opera e il gruppo Target opera in sette regioni del centro e nord Italia). Oggi invece i dipendenti ritirano la loro documentazione dove preferiscono. «Registriamo accessi di dipendenti anche dai loro paesi d’origine, quando sono in ferie ad esempio: dal Senegal, dai paesi del Maghereb, dal Perù o dell’est Europa. Prima stampavamo tutto e imbustavamo, ora la stampa avviene solo se necessaria: un risparmio in termini cartacei di almeno 35 chilogrammi di fogli e oltre 50 kg per le buste all’anno».

«Il sistema non solo è comodo, ma è anche un nuovo canale informativo con i dipendenti – dice Enrico Rotelli, responsabile comunicazione del gruppo Target Sinergie – che utilizziamo per diffondere la newsletter aziendale, annunci, informazioni utili e per sensibilizzare il personale su iniziative benefiche. Un canale puntuale e duttile».

Articolo pubblicato su Csr news, periodi di informazione del Consorzio Sociale Romagnolo di Rimini